Il modo in cui i tuoi dipendenti rispondono al telefono potrebbe influire sul fatto che l’altra parte decida di fare affari con la tua azienda. Non è appropriato che qualcuno della tua azienda, anche se si tratti di una piccola operazione, rispondere al telefono con un semplice “Ciao” o “Ciao” perché ciò dà ai chiamanti l’impressione che si tratti di una linea personale o di un’operazione poco professionale. Hai una varietà di tecniche di risposta al telefono tra cui scegliere quando decidi le regole del servizio clienti che desideri che i tuoi dipendenti seguano nella tua piccola impresa.
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Usa un saluto ufficiale generico quando i clienti chiamano la tua azienda. Chiedi a ogni agente di citare il nome completo dell’azienda, il suo nome, il motto o il detto (se applicabile) e poi chiedere come può essere d’aiuto. Ad esempio, “Azienda ABC, parla Marco. Come posso aiutarti?”
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Chiedi ai rappresentanti del servizio clienti di rispondere con un saluto luminoso e positivo che non è così formale come un’altra alternativa, come “È una giornata meravigliosa alla ABC Company. Come posso aiutarti oggi?” Tieni presente che una persona che chiama con un problema potrebbe non essere d’accordo sul fatto che è una giornata meravigliosa finché non risolverai il suo problema.
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Richiedi ai rappresentanti del servizio clienti di rispondere al telefono con un messaggio di vendita come altra alternativa. Questa tecnica è ideale se si dispone di un nuovo prodotto o servizio innovativo che si desidera far conoscere a tutti i clienti. Ad esempio, “Azienda ABC. Ora siamo lieti di offrire ai clienti la nostra nuova tecnologia Widget One. Come posso aiutarti?” In alternativa alla domanda su come puoi aiutare, il rappresentante del servizio clienti può chiedere al chiamante se desidera saperne di più sul nuovo prodotto o servizio che stai offrendo.
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Inizia le tue conversazioni telefoniche con i clienti con notizie positive sulla tua azienda come un’altra opzione. Con questa tecnica dovrai aggiornare regolarmente la formulazione con nuove informazioni per mantenere fresco il saluto. Ad esempio, “Grazie per aver chiamato la ABC Company, vincitrice di JD Power and Associates per il servizio clienti. Cosa posso fare per te?”