I dipendenti statutari sono posizionati tra i dipendenti tipici, o “common law”, e gli appaltatori indipendenti. Le distinzioni hanno ramificazioni nella rendicontazione e nel calcolo dei redditi sia statali che federali a fini fiscali. Per dipendenti statutari si intendono i dipendenti espressamente definiti per statuto che rientrano in quattro specifiche categorie. Devono inoltre soddisfare tre condizioni relative alle tasse di previdenza sociale e Medicare. La teoria alla base delle distinzioni tra dipendenti statutari e altri lavoratori è che hanno circostanze di lavoro speciali che richiedono regole di rendicontazione del reddito diverse per determinare in modo equo il loro reddito lordo corretto.
Scopo
Prima del 1986, i dipendenti erano impiegati di diritto comune, addetti alle vendite esterne o appaltatori indipendenti. Tuttavia, alcuni tipi di dipendenti hanno sostenuto spese aziendali non rimborsate simili a quelle che avrebbe un appaltatore indipendente pur mantenendo alcune caratteristiche dei dipendenti di diritto comune. Il codice fiscale non era adeguato per affrontare le circostanze speciali di queste tipologie di lavoratori, quindi il Congresso ha creato lo status di dipendente legale, definendolo in termini di specifiche categorie e condizioni di lavoro.
Categorie
Un dipendente statutario può essere un autista che consegna carne, verdura, prodotti da forno o bevande diverse dal latte o un autista che preleva e consegna il bucato o il lavaggio a secco se agisce come agente del suo datore di lavoro ed è pagato su commissione. Un dipendente statutario può anche essere un venditore di contratti di assicurazione o di rendita a tempo pieno principalmente per una compagnia di assicurazioni sulla vita. Un’altra categoria di dipendenti statutari è un lavoratore che lavora a casa su materiali forniti dal suo datore di lavoro e su specifiche fornite dal suo datore di lavoro che consegna anche il lavoro finito al suo datore di lavoro o qualcuno determinato dal suo datore di lavoro. L’ultima categoria di dipendente statutario è un venditore ambulante a tempo pieno che riceve ordini da “grossisti, dettaglianti, appaltatori o operatori di hotel, ristoranti o altri stabilimenti simili” e li consegna al suo datore di lavoro. Gli ordini devono riguardare merce per la rivendita o forniture da utilizzare nell’attività commerciale dell’acquirente.
Condizioni
Il lavoro o il servizio deve essere svolto personalmente dal dipendente statutario e il dipendente statutario non deve avere un investimento sostanziale in attrezzature o proprietà utilizzate nello svolgimento del suo lavoro e il lavoro o il servizio deve essere svolto su base continuativa per lo stesso datore di lavoro .
Compliance
È responsabilità del datore di lavoro determinare correttamente se il dipendente è un dipendente di diritto comune o statutario. Il datore di lavoro deve segnalare lo stato del dipendente all’Internal Revenue Service, IRS, su un modulo W-2. I dipendenti statutari sono soggetti al Federal Insurance Contributions Act, alla FICA e alla ritenuta fiscale di Medicare come un dipendente, ma segnalano le loro spese aziendali deducibili non rimborsate sull’IRS Schedule C come un appaltatore indipendente.