In alcuni casi, i datori di lavoro hanno il diritto di conservare le informazioni sui documenti dei dipendenti, soprattutto quando si tratta di questioni riservate come le indagini sul posto di lavoro. Quando la documentazione o le informazioni riguardano specificamente questioni relative al personale di un dipendente, molti datori di lavoro dispongono di un processo che consente ai dipendenti di fotocopiare i documenti o che consente ai dipendenti di rivedere la documentazione e le informazioni del personale.
Documentazione dei dipendenti
La documentazione e le informazioni sui dipendenti includono dati relativi all’impiego come posizione, grado, mansioni lavorative, revisione disciplinare, azioni correttive, valutazioni delle prestazioni, registrazioni delle presenze, registri di lavoro e informazioni sulla retribuzione. Le informazioni mediche dei dipendenti vengono conservate separatamente dalle informazioni relative all’impiego; un responsabile della privacy designato è l’unica persona con accesso alla cartella clinica di un dipendente, ai sensi dell’Health Insurance Portability and Accountability Act. Il dipartimento delle risorse umane conserva tutti i documenti e le informazioni sull’impiego in un luogo sicuro.
Indagini sul posto di lavoro
Di tanto in tanto, il dipartimento delle risorse umane dell’azienda o un membro del personale responsabile delle questioni relative alle relazioni con i dipendenti conduce indagini sul luogo di lavoro. Le indagini sul luogo di lavoro potrebbero iniziare con un reclamo dei dipendenti o un’osservazione relativa a comportamenti o azioni inappropriati per il luogo di lavoro. La documentazione generata nel corso di un’indagine viene mantenuta in modo confidenziale. Se l’indagine deriva da un reclamo di un dipendente, anche la dichiarazione del dipendente viene conservata separatamente dal fascicolo di assunzione. I file delle indagini sul posto di lavoro non sono accessibili ai dipendenti: sono di proprietà del datore di lavoro e non fanno parte del file del personale del dipendente.
Richieste dei dipendenti
Nessuna legge federale regola i file di lavoro o il rilascio di file a dipendenti attuali o precedenti. Molti stati lasciano al datore di lavoro la facoltà di decidere se rilasciare i fascicoli di lavoro ai dipendenti che richiedono una revisione dei fascicoli o copie delle informazioni sul personale. Alcuni stati, tuttavia, hanno linee guida specifiche per i datori di lavoro in merito al rilascio dei record dei dipendenti. Ad esempio, la legge del Massachusetts richiede ai datori di lavoro di consentire ai dipendenti attuali ed ex di accedere ai propri file personali su richiesta scritta. Inoltre, lo stato richiede che i dipendenti forniscano l’accesso in un periodo relativamente breve, entro soli cinque giorni. D’altra parte, i datori di lavoro del Texas non sono tenuti a dare ai dipendenti l’accesso ai propri file. Detto questo, i datori di lavoro generalmente consentono l’accesso completo o parziale ai file di lavoro in buona fede. Potrebbe non essere di buon auspicio per i datori di lavoro nascondere le informazioni ai dipendenti perché sembra che il datore di lavoro possa avere qualcosa da nascondere.
Informazioni del settore pubblico
Molti stati hanno leggi sui registri aperti, generalmente denominate Sunshine Laws. Le leggi del sole si applicano ai documenti di pubblico dominio, inclusi alcuni documenti e informazioni relativi all’impiego riguardanti i dipendenti del settore pubblico. Praticamente tutti gli stati hanno una qualche forma di leggi sui registri aperti; tuttavia, possono variare in base al tipo di informazioni sui dipendenti che possono essere rilasciate a seguito di una richiesta ai sensi della Sunshine Law.