Prima di iniziare qualsiasi progetto significativo, è buona norma tracciare un piano di progetto approfondito. Un piano di progetto comunica l’obiettivo generale di una data impresa e dettaglia i compiti specifici da svolgere per perseguire un obiettivo di progetto chiaramente dichiarato. Utilizzando un piano di progetto, un manager di programma crea una struttura che consente a un team di progetto di rimanere in attività, nei tempi e nel budget. Le piccole imprese, anche le più piccole operazioni individuali, possono utilizzare strumenti online prontamente disponibili e gratuiti per gestire tutti gli aspetti della pianificazione di progetti di qualsiasi dimensione.
Comunicare l’obiettivo
Dichiarare un obiettivo per un progetto è come identificare il tesoro che cerchi prima di un viaggio lungo e complicato. Una volta dichiarato, tutti gli sforzi dovrebbero essere misurati sul fatto che avvicinino o meno la squadra all’obiettivo. Pertanto, è estremamente importante essere specifici sul risultato desiderato. Ad esempio, l’obiettivo di aumentare i profitti lascia troppo all’interpretazione. Una squadra potrebbe dividere rapidamente per raggiungere questo tipo di obiettivo in molti modi diversi. Tuttavia, l’obiettivo di aumentare i profitti riducendo i costi dei materiali del 10% in un anno o meno offre a tutti un obiettivo chiaro, specifico, che può essere misurato e fissato entro un lasso di tempo ragionevole.
Interrompi attività gestibili
Una volta stabilito l’obiettivo di un progetto, è il momento di suddividerlo in attività individuali più piccole. Ciò rende un progetto di grandi dimensioni più appetibile e gestibile poiché i pacchetti di lavoro vengono distribuiti a membri del team o gruppi specifici che sono adatti per le attività da svolgere. Ogni incarico dovrebbe indicare chiaramente chi farà cosa e perché, culminando in un risultato consegnabile entro una data specifica. In questo modo, le attività agiscono come mini-obiettivi eseguiti in un ordine specifico per portare il progetto dall’inizio al completamento.
Pianifica le risorse
Organizzare l’ordine di ogni attività in un piano di progetto offre a tutti una chiara road map per l’obiettivo finale. La manodopera, i materiali, i macchinari e qualsiasi altra risorsa richiesta per un progetto dovrebbero essere programmati con traguardi misurabili. Dal semplice al complesso, esistono molti strumenti di pianificazione gratuiti per aiutare un manager di programma a definire una pianificazione del programma adeguata, come i diagrammi di Gantt o PERT per illustrare tutte le attività e le dipendenze tra di loro.
Budget e monitoraggio delle spese
Non molti progetti possono essere eseguiti con fondi illimitati. Pertanto, un uso importante di un piano di progetto è definire attività, programmi e risorse con i dollari preventivati assegnati per ciascun elemento. I budget vengono costantemente monitorati per garantire che il piano rimanga entro i fondi forniti. Portare a termine un progetto entro il budget rappresenta un ulteriore obiettivo per misurare il successo di un progetto.
Tendenze di previsione
La maggior parte dei project manager utilizza una struttura di suddivisione del lavoro, nota anche come WBS, per riepilogare attività, pianificazioni e budget a scopo di reporting. Questo formato popolare fornisce ai manager e ai membri del team una struttura per tenere traccia e fornire lo stato delle attività in un piano di progetto. Ancora più importante, tutte le attività vengono periodicamente raggruppate per prevedere lo stato generale del progetto. Metodi come il valore realizzato utilizzano le spese storiche per stimare i costi totali se il lavoro continua nello stesso modo fino alla fine del programma. Ciò consente un’azione correttiva, come richiesto, prima che un progetto vada fuori controllo e aiuta a portare l’intero sforzo a un completamento con successo.