Come proprietario di una piccola impresa, potresti scrivere e implementare le politiche dei dipendenti per la prima volta e le politiche dei dipendenti efficaci possono essere difficili da redigere. Dai codici di condotta dei dipendenti alla catena di comando quando qualcosa va storto, quella che sembra una buona idea quando scrivi nel tuo ufficio potrebbe non essere una buona idea quando si tratta di operazioni dei dipendenti nella vita reale. Intervieni e valuta la tua politica subito dopo che è stata implementata e di nuovo dopo alcune settimane o mesi per determinare l’efficacia sia a breve che a lungo termine.
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Crea un elenco di importanti politiche dei dipendenti per la tua azienda. Ottieni aiuto quando scrivi effettivamente il manuale del tuo dipendente. Scrivi bozze di politiche o idee per politiche importanti per il modo in cui desideri gestire la tua attività. Ad esempio, potresti avere un determinato codice di condotta che desideri che i dipendenti seguano o potresti voler redigere una politica per garantire che una determinata persona o reparto non venga oltrepassato. La US Small Business Administration consiglia di disporre di politiche di base per i dipendenti in materia di salari, discriminazione e altre questioni importanti. Consultare l’amministrazione e un avvocato durante la stesura della politica per assicurarsi che sia legale e serva al proprio scopo.
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Scrivi le politiche in un linguaggio chiaro e di facile comprensione. Includere definizioni in cui le parole possono avere più significati ed evitare di usare parole che possono essere facilmente interpretate male. Ad esempio, il Centro di gestione dei rischi senza scopo di lucro sconsiglia di utilizzare il termine “dipendente a tempo indeterminato”, poiché suggerisce che un dipendente non può essere licenziato. Consulta il tuo avvocato per qualsiasi altra parola facilmente interpretata male.
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Comunica chiaramente la tua politica ai tuoi dipendenti e ai loro supervisori. Tenere una sessione di formazione durante la quale si spiegano le politiche e si sollecitano domande. Rispondi alle domande “what-if”. Ad esempio, se il tuo ufficio ha una politica per la segnalazione anonima di molestie sessuali, rispondi alla domanda: “E se mi sento molestato, ma non voglio che nessuno lo sappia?”
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Valuta la tua politica frequentemente, utilizzando metodi diversi. Ad esempio, tenere traccia del numero di volte in cui un problema viene gestito in base alla politica rispetto al numero di volte in cui non lo è. Distribuire un sondaggio che chiede ai dipendenti di classificare una politica in termini di efficacia. Alcune politiche, come un codice di condotta dei dipendenti, possono essere più facili da valutare per i dipendenti rispetto ai manager, poiché i dipendenti sanno se la politica viene rispettata quotidianamente.
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Applica la policy. Un criterio è efficace solo quando viene applicato. Organizzare sessioni di domande e risposte in cui i dipendenti che hanno violato una politica possono “riapprendere”, in modo da mantenere l’ambiente dell’ufficio amichevole e collaborativo. Stabilire azioni disciplinari per coloro che ignorano la politica o commettono errori gravi.