Il successo o il fallimento di un progetto spesso dipende da quanto bene i membri del team trasmettono le idee gli uni agli altri e da quanto bene il team trasmette le informazioni agli stakeholder esterni al gruppo. Una strategia di comunicazione del team può mantenere tutti gli stakeholder allineati con l’obiettivo del progetto, fornire una struttura alle interazioni, ottenere i dettagli giusti alle persone giuste al momento giusto e prevenire documenti ridondanti o sovraccarico di informazioni che le persone ignorano, a scapito del progetto .
Benefici
Man mano che il team si riunisce e acquisisce familiarità, i leader dovrebbero prevedere il tempo per sviluppare una strategia di comunicazione durante questa fase iniziale. La strategia può incorporare gli stili di apprendimento e comunicazione dei membri, il che a sua volta facilita il progresso della costruzione del team. Un team che comunica in modo efficiente si comporta in modo efficace, poiché i membri si aiutano a vicenda a rimanere concentrati sugli obiettivi finali e ad adattarsi ai cambiamenti nel progetto. I membri del team possono fare riferimento al piano di comunicazione attraverso il progetto per tracciare quali contenuti devono essere inviati tramite quali canali alle varie parti interessate dal progetto, tenendo tutti aggiornati sugli sviluppi. Un piano generale può persino ridurre il lavoro: sapendo chi ha bisogno di che tipo di informazioni e quando, il team può ridurre la quantità complessiva di documenti necessari per documentare i progressi.
Situazione lavorativa
Se possibile, anche prima di assemblare il team, la leadership dovrebbe considerare la natura del progetto o dell’incarico stesso e il suo effetto sul piano di comunicazione. Innanzitutto, il tipo di progetto, come lo sviluppo di un nuovo prodotto, la revisione del processo o una campagna di marketing, determinerà chi lavora all’interno del team ea chi il team si collegherà. Il tempo impiegato dal progetto determina la relativa permanenza dei canali: di quanto supporto avrà bisogno il team, inclusa la propria intranet o sito per mantenere le comunicazioni. Il livello di autonomia o interdipendenza influisce anche sull’estensione dei canali, a seconda dell’ampiezza con cui il team deve comunicare. Anche la natura delle operazioni quotidiane influisce sul canale e sui contenuti, a seconda di quanto sia ordinario o vario il lavoro stesso: quanto aggiornamento il team dovrà fornire agli stakeholder durante la vita del progetto e quanto velocemente possono verificarsi i cambiamenti.
Pubblico
Man mano che la strategia di comunicazione prende forma, manager e membri dovrebbero determinare l’estensione della rete: il pubblico totale all’interno dello scambio. Oltre ai membri del team direttamente incaricati del progetto, il piano deve includere il contatto con i dirigenti senior che sovrintendono ai dipartimenti che coprono il progetto, altri team con progetti simultanei, dipartimenti che supportano vari ruoli o attività che svolgono il progetto, fornitori esterni che devono fornire beni o servizi e anche i clienti che forniscono input come parametri o caratteristiche desiderate da prendere in considerazione nel progetto completato.
Composizione
La carne della strategia di comunicazione è il suo contenuto. Il piano dovrebbe iniziare con l’obiettivo strategico, la sua missione. Sembra ovvio, ma se i manager possono distillarlo in uno slogan e incorporare il tag nei modelli di documentazione, l’obiettivo rimane letteralmente in vista di tutti i soggetti coinvolti; compiti, comunicazioni, ordini del giorno non correlati a tale dichiarazione di intenti sono più facili da individuare ed eliminare. Successivamente, gli obiettivi per raggiungere tale obiettivo sono più facili da scrivere e seguire per mantenere tutti allineati. La direzione ei supervisori possono facilmente articolare chi ha bisogno di ottenere cosa, dove e quando per adempiere alla missione. Due aspetti finali del contenuto sono la lingua e il feedback. Usa un linguaggio semplice, evitando il gergo quando possibile. È facile per i team sviluppare un “dialetto” interno, specifico per il progetto, per una corrispondenza più rapida che può alienare tutti al di fuori del gruppo. Un ciclo di feedback forte e sincero può alleviare questo problema, a condizione che il team ascolti attentamente tutte le parti interessate e adatta i contatti di conseguenza.
canale
La tecnologia offre una miriade di canali da telefono cellulare, e-mail, messaggistica istantanea, forum o bacheche di messaggi e chat room alle videoconferenze tramite telecamere di laptop. Ogni canale ha punti di forza e limiti, quindi la strategia di comunicazione dovrebbe presupporre l’utilizzo di più canali e persino sviluppare una griglia o una struttura che mostri quali parti interessate hanno accesso a quali media, insieme ai tipi di contenuti che devono essere trasmessi, per determinare il modo migliore per connettere tutti per tutta la durata del progetto.