Una comunicazione efficace produce un incontro delle menti in cui tutte le persone coinvolte condividono le stesse informazioni. Negli affari, questo serve a uno scopo pratico. La comunicazione stabilisce l’ordine e l’unità, consente alle persone di agire e promuove decisioni sagge. Una comunicazione efficace alimenta un’azienda di successo, poiché è l’unico modo per condividere gli obiettivi di un’azienda e coordinare il lavoro che li raggiunge. Tutte le comunicazioni hanno gli stessi componenti e sapere come questi componenti si applicano a un’azienda può aiutare un proprietario a migliorare la comunicazione all’interno dell’organizzazione.
Mittente
I mittenti avviano il processo di comunicazione. Per garantire una comunicazione di successo, il mittente deve considerare il contesto del messaggio, chi lo riceverà e cosa dovrebbe realizzare il messaggio. Ciò consente al mittente di modellare e recapitare correttamente il messaggio.
Ricevitore
Il destinatario di un messaggio aziendale può essere un supervisore, un subordinato, un collega, un gruppo, un cliente o un fornitore. Inoltre, più di un pubblico potrebbe ricevere la comunicazione. Ad esempio, un subordinato può inviare una proposta a un supervisore, il destinatario principale, che può inoltrarla al proprio manager, il destinatario secondario, per sollecitare un feedback. Considerare il pubblico del messaggio influisce su scelte come la lingua e il tono.
Contesto
Ogni comunicazione avviene all’interno di un contesto, che aiuta a plasmare il messaggio. Il contesto aziendale include urgenza, tempistica, cultura aziendale e contesto in cui il messaggio verrà ricevuto. Una presentazione a un gruppo che utilizzerà le informazioni per una sessione di brainstorming in un ambiente creativo richiede un approccio diverso rispetto a fornire notizie a un supervisore su un calo delle vendite.
Messaggio
Il componente messaggio contiene le informazioni effettive che un mittente deve fornire. I messaggi efficaci mantengono il punto della comunicazione in primo piano. Il mittente dovrebbe anche considerare i risultati del messaggio: ciò che la comunicazione deve realizzare o quale azione dovrebbe stimolare. Le comunicazioni scritte richiedono di pensare all’attrazione visiva. I messaggi dovrebbero essere facili da leggere e navigare; caratteri, spazi bianchi e titoli possono aiutare o ostacolare il processo di comunicazione. Includere un elemento visivo come un grafico potrebbe far passare informazioni difficili in modo più efficace delle parole.
Medium
Il mezzo è il mezzo con cui un mittente trasmette un messaggio. Sul posto di lavoro, i messaggi possono essere orali o scritti. A parte le parole pronunciate, le comunicazioni orali trasportano messaggi non verbali. Il tono, l’espressione del viso e un comportamento rilassato o agitato forniscono informazioni supplementari al ricevente. I messaggi scritti includono e-mail, fax, rapporti e promemoria. Il proprietario di una piccola impresa potrebbe desiderare che determinati tipi di comunicazioni, o istanze, richieste di risorse o valutazioni, siano sempre in forma scritta.
Risposta
I riceventi forniscono feedback quando rispondono ai messaggi. Il feedback consente al mittente di sapere se il destinatario ha interpretato correttamente il messaggio e incoraggia un’ulteriore interazione. Per un proprietario che invia richieste o reclami da parte dei dipendenti, un approccio pratico per fornire feedback consiste nel riepilogare il messaggio. Come sottolineano gli autori di “Management: Meeting and Exceeding Expectations”, se un destinatario non è in grado di riformulare un messaggio, è un segno sicuro che il messaggio non è stato compreso.