Dopo che i manager hanno valutato una situazione e deciso che sono necessari miglioramenti, analizzano quali cambiamenti miglioreranno la produttività o aumenteranno i profitti. I bravi manager sviluppano un piano di comunicazione per spiegare le iniziative di cambiamento proposte al proprio personale. Una comunicazione tempestiva ed efficace aiuta a convincere più dipendenti a supportare i cambiamenti, nonché ad affrontare eventuali paure o obiezioni. Diversi fattori aiuteranno a trasmettere le nuove informazioni in un modo che rispetti il tuo personale.
Metodi di comunicazione
Scegli i metodi che utilizzerai per comunicare le iniziative di cambiamento. Ad esempio, se una società ha diversi uffici satellite, una combinazione di videoconferenza con responsabili di reparto accompagnati da materiale scritto potrebbe funzionare meglio. I responsabili di reparto possono quindi tenere riunioni con il proprio personale.
Terminologia
Evita la terminologia che non fa parte del lavoro del tuo dipendente, poiché potrebbe avere un concetto diverso da te. Scegli parole descrittive, come “adottare metodi di riciclaggio che ridurranno l’impronta di carbonio dell’azienda” piuttosto che “l’azienda sta dando una risposta accomodante all’inquinamento che crea”.
risultati
Spiegare i risultati desiderati che porteranno le iniziative di cambiamento. La condivisione del quadro generale incoraggia i dipendenti a comprendere e accettare gli obiettivi aziendali. Spiega come i diversi cambiamenti aiuteranno a raggiungere l’obiettivo. È meno probabile che i dipendenti si oppongano a nuove procedure quando comprendono appieno il motivo per cui l’azienda sta apportando le modifiche.
Informazioni di qualità
Fornire dettagli specifici su come verranno implementate le iniziative di cambiamento, insieme al periodo di tempo proposto. Tuttavia, non sovraccaricare i dipendenti con ogni piccolo dettaglio. Ad esempio: un’azienda che attualmente ha ogni reparto che ordina le proprie forniture prevede di creare un reparto acquisti centralizzato per trattare direttamente con i fornitori. Spiegare come funzionerà il nuovo sistema, i vantaggi dell’utilizzo di questo sistema e i risparmi sui costi coinvolti. Salta i dettagli di tutti gli incontri con i fornitori, poiché ciò si applica solo agli acquirenti aziendali.
Comunicazione aperta
Organizza una sessione di domande e risposte su una piattaforma aperta con i dipendenti. Possono menzionare preoccupazioni che la direzione non ha considerato. Mantieni una porta aperta per una comunicazione continua per fugare i timori di riqualificazione, perdita di posti di lavoro o tagli salariali. Continua a comunicare con i tuoi dipendenti, ripetendo gli stessi fatti che hai appena discusso utilizzando e-mail, newsletter e riunioni.