I responsabili dei progetti di formazione utilizzano generalmente un’applicazione software per fogli di calcolo per stimare, registrare e monitorare i costi di formazione. Per sviluppare un formato, impostare una struttura per mostrare le spese necessarie per completare i progetti di formazione. Elenca la quantità di denaro richiesta per analizzare, progettare, sviluppare, implementare e valutare lo sforzo. Utilizzi anche un budget per la formazione per identificare i fondi accantonati per lo sviluppo personale, che include l’ottenimento di una laurea o il conseguimento di credenziali o certificazioni.
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Apri un nuovo foglio di calcolo utilizzando un’applicazione come Microsoft Excel, OpenOffice.org Calc o Google Docs. Nella parte superiore del foglio di lavoro, inserisci il nome della tua organizzazione, il tuo nome e la data. Se la tua azienda riporta le proprie finanze su base trimestrale, dividi il foglio di lavoro in quattro parti. Utilizzare la funzione SOMMA dell’applicazione per fogli di calcolo per sommare i costi per ogni trimestre e visualizzarli nella parte superiore del foglio di calcolo. Questo fornisce un riepilogo esecutivo. Le parti interessate e gli sponsor utilizzano queste informazioni per approvare o rifiutare il budget per la formazione.
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Immettere l’intestazione “Articolo” nella prima colonna. Gli elementi dovrebbero includere lo sviluppo del corso, gli acquisti dei corsi, i costi di certificazione, gli acquisti di hardware e software, le spese di viaggio e di istruttore.
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Immettere l’intestazione “Descrizione” nella seconda colonna. Ad esempio, lo sviluppo del corso in genere include la conduzione di un’analisi del pubblico, l’esecuzione di una valutazione dei bisogni e la creazione di materiali per istruttori e studenti. Gli acquisti dei corsi includono corsi di formazione personalizzati acquistati dai fornitori, ad esempio corsi di formazione basati sul Web offerti da SkillSoft, Microsoft o Global Knowledge Training.
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Immettere l’intestazione “Costo” nella terza colonna. All’inizio del progetto, stimare i costi associati a ciascun articolo. Puoi fare affidamento sulle informazioni di progetti precedenti, ottenere preventivi dai fornitori o consultare esperti per ottenere dati accurati. Man mano che il progetto procede, aggiorna queste informazioni per riflettere i costi effettivi. Aggiorna le celle nel foglio di lavoro o aggiungi una colonna aggiuntiva, se preferisci.
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Calcola i costi totali utilizzando la funzione SOMMA dell’applicazione per fogli di calcolo per sommare i costi per ogni articolo nella prima colonna. Alla fine degli articoli, inserisci l’etichetta “Totale complessivo”. Questa cifra rappresenta il costo totale del budget per la formazione. Se la tua organizzazione richiede rapporti trimestrali, potresti dover ripetere gli elementi pubblicitari per ogni trimestre e quindi generare una somma per ciascuno, ad esempio, primo trimestre, secondo trimestre, terzo trimestre e quarto trimestre.
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Salva il tuo file. Stampare il file per produrre una copia cartacea che è possibile utilizzare per ottenere firme di approvazione o stamparlo in un formato online, ad esempio un file PDF, e ottenere firme digitali.