Documentare i cattivi dipendenti è un dovere necessario per tutti i manager. Gli associati con prestazioni scadenti influenzano tutti e il problema non se ne andrà da solo. Avere un manuale per i dipendenti che dettaglia sia le aspettative dei dipendenti che le procedure disciplinari è molto utile e dà inizio al sistema di documentazione. Quando un dipendente comprende completamente le tue politiche, puoi fare il primo passo verso la documentazione delle scarse prestazioni. Anche la conservazione della documentazione completa dei dipendenti è essenziale e la conservazione delle registrazioni delle prestazioni dei dipendenti deve essere una funzione quotidiana per tutti i manager. Come spesso dicono gli avvocati, “Se non è per iscritto, non esiste”.
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Rivedi tutta la documentazione precedente dei dipendenti. Cerca modelli di comportamento e altre violazioni della politica aziendale. Assicurati che ogni dipendente abbia un file dipendente e che sia incluso sia il comportamento buono che quello cattivo. Fare riferimento al manuale del dipendente per le procedure di documentazione. Raccogli tutti i moduli e le forniture di documentazione dei dipendenti. Se necessario, consultare le risorse umane o l’ufficio legale della propria azienda per un consiglio.
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Prepara la documentazione dei dipendenti. Rendere la documentazione il più specifica possibile e fare riferimento alle politiche e alle procedure aziendali il più spesso possibile. Includere informazioni dettagliate sulla violazione e indicare esattamente cosa deve fare il dipendente per correggere il suo comportamento. Data la documentazione. Assicurati che la documentazione non includa supposizioni o emozioni.
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Rivedi la documentazione completa con le risorse umane o un altro manager. Cerca informazioni complete e accurate o eventuali dettagli mancanti. Confronta la documentazione con le procedure aziendali e verifica che tutte le procedure siano state seguite.
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Presenta la documentazione al tuo dipendente. Attenersi ai fatti e dichiarare le ragioni per la scrittura. Rispondi a tutte le domande dei dipendenti e cerca un accordo per ottenere prestazioni migliori in futuro. Ottieni la firma del tuo dipendente. Date e firmate voi stessi la documentazione e mettetela nella cartella del dipendente.