Le valutazioni dei dipendenti non dovrebbero essere un esercizio di critica e disapprovazione. Invece, fornire critiche costruttive dicendo al dipendente cosa fa bene e cosa non così bene, e può migliorare. Se esprimi critiche costruttive con un senso di buona volontà, il tuo dipendente dovrebbe sentirsi incoraggiato e autorizzato ad apportare modifiche piuttosto che sentirsi sminuito e scoraggiato.
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Parla con il dipendente in un ambiente privato, come una sala conferenze dove non ci sarà una scrivania che separa te e il tuo dipendente. Non dare mai feedback costruttivi davanti agli altri. Non è professionale e potrebbe mettere a disagio il dipendente.
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Spiega al dipendente lo scopo della riunione prima di fornire la valutazione. Digli cosa speri di ottenere, ad esempio “Ci incontriamo oggi per discutere del tuo rendimento negli ultimi tre mesi. Vorrei parlare di alcuni dei tuoi risultati e offrire suggerimenti su come puoi migliorare il tuo rendimento in uno o due aree. ” Questo dà il tono all’incontro e apre il dialogo tra di voi.
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Spiega la tua valutazione punto per punto. Sii specifico quando dai un feedback. Altrimenti, non si qualificherà come costruttivo. Ad esempio, evita generalizzazioni come “I rapporti sulle vendite richiedono un po ‘di lavoro”. Dite invece al dipendente in modo specifico quali aree necessitano di lavoro. Ad esempio, se il dipendente non fornisce dettagli sufficienti sulle sue chiamate di vendita, digli che dovrebbe fornire note dettagliate dei suoi sforzi per aprire nuovi conti e conservare i tuoi conti correnti.
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Fai un complimento prima di esprimere critiche costruttive per ridurre l’impatto. Se il dipendente è un agente del servizio clienti, ad esempio, dille che hai notato che è simpatico e coinvolgente quando incontri i clienti di persona. Dopodiché, dì alle sue aree che deve migliorare, ad esempio essere meno brusco e sprezzante quando parla con i clienti al telefono.
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Termina il tuo feedback costruttivo con un complimento finale per ispirare il dipendente a migliorare. Ad esempio, potresti dire al dipendente: “I clienti già ti piacciono, quindi fai uno sforzo in più per essere cordiale quando parli con loro al telefono per consolidare il loro impegno nei tuoi confronti come loro contatto”.
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Ascolta il feedback dei dipendenti e prendi appunti da includere nel file di valutazione del dipendente. Parafrasate quello che dice per assicurarvi di aver capito. Ad esempio, il dipendente potrebbe dire: “A volte, sto lavorando a qualcos’altro quando un cliente mi chiama e tutto quello a cui penso è alzare il telefono”. Puoi rispondere: “Quindi, ti senti distratto quando un cliente chiama e interrompe quello che stai facendo?” Dopodiché, offri suggerimenti specifici per il miglioramento: “Prova a fare un respiro profondo e sorridere prima di rispondere al telefono. Questo può aiutarti a rilassarti e concentrarti sull’assistenza al cliente”.
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Fornire al dipendente una tempistica entro la quale migliorare le sue prestazioni, se le sue prestazioni sono inferiori alle aspettative. Spiega al dipendente le conseguenze del mancato miglioramento delle sue prestazioni, come la sospensione o il licenziamento. Attenersi alla politica aziendale per gli avvertimenti e le misure disciplinari per evitare possibili controversie nel caso in cui si sospenda o si licenzi il dipendente.
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Documenta tutto ciò di cui hai discusso durante la valutazione: commenti, piani di miglioramento, conseguenze. Consenti al dipendente di registrare i propri commenti sul modulo. Firmare e datare la valutazione. Chiedere al dipendente di leggerlo, firmarlo e datarlo. Dai una copia al dipendente. Metti una copia nella cartella del dipendente.
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Segui e dai un feedback informale quando noti che il dipendente cerca di raggiungere gli obiettivi del suo piano di miglioramento. La tua preoccupazione e il tuo incoraggiamento dimostrano il tuo impegno per il successo del dipendente.