Le sovvenzioni da fondazioni e società supportano il lavoro delle organizzazioni senza scopo di lucro. La ricerca, la richiesta e la gestione delle sovvenzioni richiedono un’attenzione costante ai processi. La gestione delle sovvenzioni richiede controlli stabiliti e collaborazione tra il personale dei diversi dipartimenti. Il rapporto dell’organizzazione senza scopo di lucro con la comunità dei finanziatori dipende dalla corretta gestione dei processi di sovvenzione, dall’uso dei fondi e dal funzionamento dei progetti o programmi finanziati. La gestione delle sovvenzioni fornisce il controllo centralizzato dei processi e il monitoraggio delle politiche interne.
Manager delle sovvenzioni
Le organizzazioni senza scopo di lucro possono assumere un gestore delle sovvenzioni o assegnare compiti di gestione delle sovvenzioni a uno o più membri del personale. I gestori delle sovvenzioni di solito riferiscono al capo dei dipartimenti di sviluppo, che hanno la responsabilità della raccolta fondi. Il gestore delle sovvenzioni sovrintende alle attività delle sovvenzioni, conserva i registri e i file relativi alle sovvenzioni, funge da facilitatore e lavora con il personale di livello esecutivo in altri dipartimenti per coordinare i processi di sovvenzione. I compiti del gestore delle sovvenzioni potrebbero comportare la ricerca e la presentazione di proposte di sovvenzione, la collaborazione con il personale del programma per soddisfare le esigenze finanziarie e il monitoraggio dell’utilizzo delle sovvenzioni assegnate. Il gestore delle sovvenzioni sviluppa rapporti con potenziali finanziatori e assiste nello sviluppo di relazioni annuali e risorse di marketing, come il sito web e le brochure.
Politiche e procedure
Lo sviluppo e la distribuzione di politiche e procedure interne, inclusa la descrizione del lavoro del gestore delle sovvenzioni, fornisce al personale le istruzioni per mantenere il controllo centralizzato di tutte le attività delle sovvenzioni, compresi i contatti con i potenziali finanziatori e la presentazione delle domande di sovvenzione. Il gestore delle sovvenzioni è la persona designata come contatto principale per le questioni relative alle sovvenzioni. Il personale deve inviare i materiali della sovvenzione al gestore della sovvenzione per la revisione e la presentazione per garantire che le proposte dell’organizzazione siano complete, professionali e includano le firme necessarie. La tua organizzazione non profit può aiutare il personale a prepararsi per l’adozione delle procedure di gestione delle sovvenzioni organizzando una sessione di formazione.
Tenuta dei registri
Per la gestione delle sovvenzioni è necessario un sistema di registrazione ben organizzato. La tua organizzazione può utilizzare un database per registrare e tenere traccia di tutti i contatti con le fondazioni. È possibile creare file per ogni presentazione di domanda di sovvenzione e creare nuovi file una volta ricevuto un pacchetto premio. I tuoi file dovrebbero includere copie correnti dei documenti utilizzati nel processo di richiesta di sovvenzione, come la lettera 501 (c) (3) e un elenco attuale del consiglio di amministrazione. Includere la corrispondenza, il materiale ricevuto dai finanziatori, la ricerca e qualsiasi altro file che faciliti la gestione delle attività di sovvenzione dell’organizzazione.
Premi assegnati
Rivedere la lettera e il pacchetto di assegnazione della sovvenzione, prestando particolare attenzione alle date chiave, ai requisiti della relazione e alle restrizioni sull’utilizzo dei fondi della sovvenzione. Incontra il personale del programma e il personale finanziario chiave per esaminare il pacchetto del premio. Il gestore delle sovvenzioni potrebbe dover garantire che siano in atto controlli, come nuovi conti per i fondi delle sovvenzioni e procedure per la richiesta di relazioni finanziarie per monitorare l’utilizzo dei fondi. Coordinare la preparazione e la presentazione delle relazioni al finanziatore. Alcune organizzazioni utilizzano software di gestione dei progetti o di gestione delle sovvenzioni per la collaborazione e la condivisione di file. Chiudi correttamente l’anno di finanziamento con la relazione richiesta e una lettera di ringraziamento finale che includa i piani per richiedere future sovvenzioni.