Una politica globale di conservazione e distruzione dei documenti è più di una semplice pratica commerciale. È anche fondamentale garantire che la tua attività senza scopo di lucro sia pienamente conforme alle leggi e alle raccomandazioni federali e statali, che per alcune organizzazioni non profit è una prospettiva confusa. Esistono incertezze sui requisiti delle politiche perché le leggi statali variano, l’Internal Revenue Service raccomanda ma si ferma prima di richiedere a un’impresa senza scopo di lucro di occuparsi della conservazione dei documenti e il Sarbanes-Oxley Act del 2002 si rivolge specificamente alle organizzazioni non profit solo in due delle sue numerose clausole.
Sezione 1102 del Sarbanes-Oxley Act
La sezione 1102 del Sarbanes-Oxley Act proibisce specificamente la distruzione di documenti che sono o possono essere soggetti a revisione in un’indagine ufficiale. Tuttavia non include le specifiche relative ai documenti o ai programmi di conservazione. L’idea migliore è consultare un avvocato senza scopo di lucro prima di redigere la politica di conservazione e distruzione dei documenti. Oltre a fornirti informazioni relative al Sarbanes-Oxley Act, un avvocato può fornire informazioni relative alle leggi che potrebbero essere applicate nel tuo stato.
Informazioni sulla conservazione dei documenti
Le direttive politiche dovrebbero riguardare sia le copie cartacee dei documenti che le informazioni, comprese le e-mail, archiviate elettronicamente. I periodi di conservazione, che generalmente vanno da tre anni alla conservazione permanente, dipendono in gran parte dal tipo e dall’importanza delle informazioni memorizzate in un documento. Ad esempio, i programmi di conservazione della corrispondenza generale, i registri dei volontari, le domande di lavoro e gli ordini di acquisto generalmente non durano più di quattro anni. I registri contabili, gli estratti conto bancari, le fatture e i documenti di donazione in genere devono essere conservati per 10 anni. Atti costitutivi, documenti assicurativi e documenti fiscali devono essere conservati in modo permanente.
Smaltimento dei documenti aziendali
Un aspetto confuso del rispetto delle leggi e delle raccomandazioni è che mentre c’è abbondanza di informazioni relative alla conservazione dei documenti, ci sono molte meno informazioni disponibili relative specificamente alla distruzione dei documenti. Invece, fare affidamento su e includere linee guida come quelle fornite dal Dipartimento della salute e dei servizi umani per lo smaltimento delle informazioni sanitarie protette. Ad esempio, includere le direttive che affermano che non solo le copie cartacee dei documenti devono essere rese essenzialmente illeggibili, indecifrabili e incapaci di essere ricostruite prima dello smaltimento, ma i contenitori della spazzatura e i contenitori per il riciclaggio devono essere collocati in aree inaccessibili al pubblico. Un’altra opzione è contrattare con un venditore di smaltimento. Le direttive per lo smaltimento delle informazioni archiviate elettronicamente possono includere la sovrascrittura o l’eliminazione dei dati utilizzando un software specializzato o la distruzione del supporto su cui sono archiviati i dati.
Creazione di una politica di conservazione e distruzione dei documenti
Una politica globale inizia identificando lo scopo, gli obiettivi e le finalità della politica. Una sezione delle definizioni identifica chiaramente i tipi di documenti a cui si riferisce la politica e definisce termini comuni come “documento”, “distruggi” e “elimina”. Successivamente, sezioni aggiuntive definiscono le aspettative per l’etichettatura e l’archiviazione dei documenti e forniscono un programma e le istruzioni per rivedere e distruggere le vecchie informazioni. Una sezione finale affronta e delinea le procedure per trattare le bozze di documenti. La maggior parte riassume anche le informazioni sulle politiche includendo una tabella a cui i dipendenti possono fare riferimento per ulteriori informazioni.