La creazione di un manuale sulle politiche aziendali potrebbe sembrare l’inizio della burocrazia e della burocrazia, ma può iniziare come un semplice processo che aiuta a creare un’azienda più organizzata. Un manuale sulla politica aziendale ha molti usi, tra cui aiutare a orientare i nuovi lavoratori, fornire ai tuoi manager linee guida scritte e aiutare i tuoi dipendenti a operare senza confusione. Utilizzando un modello credibile come guida, puoi creare politiche aziendali che funzionano per la tua attività.
Inizia con un modello
Organizzazioni di risorse umane credibili, agenzie governative e istituzioni accademiche offrono modelli di politiche aziendali e linee guida basate sulle migliori pratiche per la creazione di manuali per i dipendenti. Questi modelli contengono temi comuni, basati su tentativi ed errori di molte aziende nel corso di decenni, che puoi adattare rapidamente alle tue esigenze. Puoi trovare documenti nella tua biblioteca locale o su Internet e potresti essere in grado di creare la maggior parte del tuo manuale usando queste fonti.
Rivedi i tuoi obblighi legali
In base allo stato in cui ti trovi, hai una serie di obblighi legali relativi all’orario di lavoro, alle condizioni e alla retribuzione. È inoltre necessario seguire le linee guida federali che regolano la tua attività. Visita il sito web del tuo dipartimento statale del lavoro per cercare le regole e le linee guida che ti riguardano. Visitare il sito web della Commissione per l’occupazione per le pari opportunità, dell’Amministrazione per la sicurezza e la salute sul lavoro e del Dipartimento del lavoro degli Stati Uniti per suggerimenti su cosa includere nel documento.
Esamina le tue esigenze specifiche
Ogni azienda deve adattare le migliori pratiche dei dipendenti alla propria situazione specifica. Esamina i problemi e le domande comuni che sorgono sul tuo posto di lavoro ed elencali per includerli nel manuale della tua azienda. Considerare argomenti come la presenza, l’abbigliamento, le procedure di rimborso delle spese, il tempo libero retribuito, le revisioni annuali, i processi di reclamo, le pause, la politica sul fumo, la sicurezza, l’uso personale dei beni aziendali, l’uso di Internet e dell’e-mail, stipendi di transito, chiusure meteorologiche, maturazione dei benefici, conflitto di interessi e fraternizzazione.
Richiedi feedback
Le persone che dovranno seguire le regole nel manuale della tua azienda dovrebbero fornire un feedback mentre viene redatto. Inizia con i tuoi manager per affrontare le loro preoccupazioni. Richiedi il contributo dei tuoi dipendenti, informandoli che stai creando un manuale a loro vantaggio oltre che a tuo vantaggio. Condividi una prima bozza del tuo manuale con manager e dipendenti selezionati per determinare se hai tralasciato qualcosa o se qualcosa crea confusione. Ottieni input dal tuo avvocato sulla bozza finale prima di rilasciarla.
Presentalo
Aiuta i tuoi dipendenti a sentirsi meno intimiditi dalle nuove politiche tenendo una riunione aziendale per rivedere il nuovo manuale. Fai sapere al tuo staff che hai sollecitato il loro contributo e spiega perché hai sentito il bisogno di creare una linea guida della politica aziendale. Fornisci un riepilogo dei suoi contenuti più importanti e dai ai dipendenti un giorno o due per rivedere il manuale prima di chiedere loro di firmare un riconoscimento di averlo letto, compreso e accettato i suoi termini.