La gestione del programma è il processo di gestione di più progetti all’interno di un’organizzazione. Questa funzione di gestione cerca di migliorare la redditività di ogni progetto nell’organizzazione. I progetti sono le singole operazioni che forniscono output specifici per un’organizzazione; questi risultati sono generalmente i beni e servizi venduti ai consumatori e ad altre imprese. I responsabili del programma assicurano che ogni progetto accresca il valore complessivo dell’organizzazione. Le organizzazioni possono anche utilizzare la gestione del programma per garantire che il risultato di ogni progetto soddisfi gli obiettivi predeterminati dell’organizzazione.
Obiettivi prefissati
Una parte essenziale della gestione del programma è la definizione degli obiettivi per ogni progetto sotto il responsabile del programma. Mentre scavare in profondità nei singoli processi e operazioni di ogni progetto può essere al di fuori dei limiti della gestione del programma, gli obiettivi aiutano i manager a definire il successo di ogni processo. I progetti possono perdere denaro nelle prime fasi della loro vita. I responsabili del programma assicurano che le perdite siano ragionevoli e che il progetto continui a migliorare la redditività nel tempo. La gestione di più progetti con vari obiettivi può essere una situazione di gestione difficile. Comprendere gli obiettivi di ogni progetto e l’impatto che ha sulle prestazioni generali dell’organizzazione aiuta i manager a prendere decisioni critiche. Potrebbe essere necessario modificare gli obiettivi se un progetto presenta notevoli ritardi o battute d’arresto.
Migliora l’impatto del prodotto o del servizio
La maggior parte delle organizzazioni cerca di migliorare la redditività migliorando i beni di consumo e i servizi. La gestione del programma è lo strumento utilizzato per garantire il miglioramento di beni e servizi. Le organizzazioni possono scegliere determinati prodotti o servizi da migliorare sulla base delle recensioni dei clienti sui rapporti di gestione interni. Potrebbero essere necessari miglioramenti a livello di gestione del progetto. La gestione del programma consente alle aziende di suddividere il processo di miglioramento in progetti o processi specifici nelle operazioni dell’organizzazione.
Gli agenti di cambiamento o le operazioni interne possono essere utilizzati nel sistema di gestione del programma per migliorare prodotti e servizi. Questi individui possono avere una migliore comprensione o una maggiore conoscenza del progetto o del processo aziendale.
Valutazione del programma
I sistemi di gestione del programma dovrebbero avere un processo di valutazione per garantire che forniscano i risultati organizzativi desiderati. I responsabili del programma possono essere sotto la diretta supervisione di un vicepresidente operativo o di un direttore operativo. Questa struttura di gestione aiuta le organizzazioni a controllare i propri manager di programma ea limitare gli sprechi derivanti da processi di gestione inefficaci. Le valutazioni del programma possono anche includere un processo di valutazione del progetto, che cerca di eliminare i progetti aziendali inefficaci. La gestione del programma può essere uno strumento efficace per valutare i processi e i progetti aziendali complessivi di un’organizzazione per garantire la produzione di beni e servizi di qualità. I responsabili del programma possono essere scelti tra reparti non legati all’attuale sistema di produzione. Ciò consente alle organizzazioni di ottenere una revisione oggettiva dei progetti e dei processi aziendali.