La gestione del programma ha l’obiettivo di raggiungere il successo per un’iniziativa del programma – che generalmente contiene diversi progetti di dimensioni medio-grandi correlate – per migliorare le prestazioni generali dell’azienda. La gestione del programma include la supervisione della pianificazione, delle finanze, delle infrastrutture, del personale, delle prestazioni e dell’uso efficiente delle risorse per raggiungere gli obiettivi. Il successo della gestione del programma è spesso caratterizzato da alcune migliori pratiche riconosciute.
Pianificazione
La pianificazione implica la conversione degli obiettivi strategici in obiettivi del programma. Affinché un programma abbia successo, i leader dell’iniziativa devono definire chiaramente l’ambito e il risultato atteso e assicurarsi che siano in linea con gli obiettivi strategici dell’azienda. Una best practice consiste nel verificare con la politica e le procedure aziendali per garantire che la metodologia di implementazione del programma si armonizzi con il modo in cui l’azienda fa normalmente affari e per identificare risorse, ipotesi e rischi. I responsabili del programma devono anche costruire un piano che stima e alloca le risorse necessarie e suddividerle in singole componenti del progetto.
Gestione Finanziaria
La gestione finanziaria implica l’implementazione di un particolare insieme di pratiche e tecniche fiscali per ridurre i rischi e aumentare le probabilità di successo di un programma. I programmi generalmente richiedono spese aziendali significative. Pertanto, i responsabili del programma devono rivedere le politiche e le normative interne e, se applicabile, esterne per garantire che il budget previsto del programma sia conforme. I manager devono inoltre sviluppare e utilizzare procedure specifiche per effettuare e rendicontare le spese. La persona finanziaria con il grado più alto della società deve approvare e rimanere coinvolta nel processo di budget. Un’altra best practice prevede l’assegnazione di un analista finanziario come amministratore del budget per garantire la conformità.
Gestione
La gestione del programma implica la pianificazione e l’amministrazione del programma generale e dei progetti associati. Come best practice, i programmi hanno spesso tre livelli di gestione: lo sponsor esecutivo, in genere il proprietario, presidente o vicepresidente; il responsabile del programma; e i project manager. Il manager del programma deve gestire su e giù, allocare e utilizzare le risorse secondo necessità e richiedere assistenza. Il manager del programma lavora con lo sponsor per identificare e creare parametri di prestazione – i fattori critici di successo e le metriche – quindi tradurre quei parametri per ogni componente del progetto.
Infrastruttura
Infrastruttura si riferisce ai ruoli, alle responsabilità, agli strumenti e alle pratiche che l’azienda mette insieme per supportare lo sforzo del programma. Come best practice, le aziende spesso istituiscono un ufficio di gestione del programma, soprattutto se un programma è uno dei numerosi programmi in corso o pianificati. L’infrastruttura del programma include la tecnologia che aiuta il team a comunicare e monitorare i progressi.
Governance LPI
La governance implica la definizione chiara dei ruoli e delle responsabilità di tutti coloro che sono coinvolti nel programma e nei progetti correlati e la supervisione di queste persone e del programma nel suo complesso. Lo sponsor garantisce che i risultati rimangano allineati con gli obiettivi dell’azienda; il responsabile del programma garantisce che il programma soddisfi i suoi obiettivi; ei project manager supervisionano i risultati e le prestazioni quotidiane. I gestori di programma utilizzano spesso tecniche quantitative, inclusi grafici e analisi causale, per analizzare e correggere.