I sistemi di gestione delle informazioni (MIS) creano il collegamento tra la raccolta di informazioni e il processo decisionale. La maggior parte dei sistemi di gestione delle informazioni fornisce un’enorme potenza di elaborazione e reporting dei dati e la maggior parte offre più funzionalità e componenti rispetto a quanto richiesto dal proprietario medio di una piccola impresa. Per una piccola organizzazione, il sistema giusto fornisce valore aggiunto e si adatta alle esigenze dell’azienda.
Identificazione
I sistemi informativi di gestione sono costituiti dall’hardware e dal software fisici più i processi necessari per gestire efficacemente il flusso di informazioni in un’organizzazione. Le offerte MIS esistono dagli anni ‘1960, quando i grandi sistemi di computer mainframe iniziarono ad automatizzare i processi nelle grandi aziende. Le informazioni create da MIS forniscono alla gestione dati cruciali per il processo decisionale. La maggior parte dei sistemi MIS richiede un intero reparto per gestire il software del sistema, la gestione del database e i requisiti hardware e di programmazione. I sistemi MIS influiscono su tutti i livelli di un’organizzazione.
Caratteristiche
Al centro di qualsiasi sistema MIS si trovano il sistema di gestione del database (DBMS) e gli strumenti necessari per segnalare, recuperare e modificare le informazioni. Gli strumenti trovati in un MIS consentono agli utenti di interrogare, recuperare, esportare e manipolare i dati trovati nel DBMS. Spesso questi strumenti consentono agli utenti di esportare i dati in altre aree del sistema informativo di gestione o in applicazioni esterne come fogli di calcolo e altre applicazioni di database. La maggior parte delle applicazioni MIS controlla le funzioni quotidiane di un’azienda, come il libro paga, la contabilità clienti, la contabilità fornitori e gli acquisti.
Quando il software principale di un MIS è il software ERP (Enterprise Resource Planning), molte delle funzionalità si integrano internamente attraverso vari moduli dell’ERP. Le aziende che non dispongono di un sistema ERP in genere integrano il sistema informativo di gestione nei sistemi e nelle applicazioni legacy esistenti.
Obiettivi MIS
Secondo il Comptroller of the Currency of the US Treasury, gli obiettivi di qualsiasi MIS sono migliorare la comunicazione tra i dipendenti, fornire materiale complesso in tutta l’organizzazione, fornire un sistema oggettivo per la registrazione e l’aggregazione delle informazioni, ridurre le spese relative alle attività manuali ad alta intensità di lavoro e supportare gli obiettivi strategici e la visione dell’organizzazione.
Management by Objective (MBO)
I sistemi informativi di gestione non solo forniscono rapporti dettagliati sulle attività all’interno di un’organizzazione, ma funzionano anche come strumenti di gestione per obiettivi (MBO). MBO consente alla direzione e al personale di un’azienda di definire una serie di obiettivi per il personale da svolgere. Questi obiettivi devono seguire la filosofia SMART: specifici, misurabili, concordati, realistici e specifici nel tempo. MIS aiuta un’azienda a raggiungere la sua gestione per obiettivi obiettivi perché il sistema fornisce report che misurano i dati chiave. Questi dati chiave vengono utilizzati per monitorare le prestazioni degli obiettivi del personale.
Reattività
Una buona architettura dei sistemi informativi di gestione consente a un’azienda di reagire in modo più rapido ed efficiente ai cambiamenti del mercato. I sistemi lenti e difficili da usare che non consentono agli utenti di creare report specializzati in genere non forniscono informazioni critiche in tempo per prendere decisioni. Un’architettura MIS veloce e agile che funziona in tempo reale e fornisce informazioni pertinenti aggiornate consente a un’azienda di rispondere più rapidamente agli eventi critici.