Le piccole imprese con molti dipendenti richiedono un’efficace gestione delle risorse umane per tenere traccia e gestire la forza lavoro. La gestione dell’organico è un’attività svolta dalle risorse umane che mira a quantificare ciò che i dipendenti fanno e monitorare il movimento o il trasferimento dei dipendenti tra i reparti o all’esterno dell’azienda. La gestione dell’organico è anche un tipo di analisi che aiuta un’organizzazione a determinare il modo migliore per utilizzare i lavoratori all’interno dell’organizzazione e dove allocare tali dipendenti.
Gestione del personale
Un obiettivo primario della gestione del personale è ottimizzare la forza lavoro di un’organizzazione in base a responsabilità, carico di lavoro, strategia aziendale e vincoli di budget. Un efficace sistema di gestione del personale opera all’interno di un budget stabilito e crea un database con statistiche sul personale e sui salari. Inoltre, molti sistemi di gestione del personale assegnano codici ai dipendenti e creano grafici dettagliati e aggiornati sull’utilizzo della forza lavoro all’interno dell’azienda.
Movimento
Il movimento all’interno di un’organizzazione è il risultato di diversi fattori. Il movimento può derivare da espansione, contrazione, licenziamento e partenza volontaria di altri dipendenti. Le richieste di risorse umane dell’organizzazione e la disponibilità dei dipendenti guidano anche il movimento all’interno di un’organizzazione. Un efficace sistema di gestione dell’organico valuta questo movimento e ne analizza le cause. I sistemi di gestione del personale lavorano anche allo sviluppo di piani per fermare il movimento se ha un effetto negativo sulla produttività dell’organizzazione.
Transfer
Analogamente ai movimenti, anche i trasferimenti all’interno di un’organizzazione avvengono per una serie di motivi. In molti casi, un trasferimento risulta da una carenza di manodopera in un dipartimento di un’organizzazione. Un’organizzazione può avere trasferimenti temporanei o permanenti. Ad esempio, un’azienda potrebbe scegliere di trasferire temporaneamente un dipendente specializzato che dispone delle competenze richieste in un reparto o in una posizione geografica diversa. D’altra parte, un trasferimento definitivo potrebbe derivare dalla chiusura di un reparto e dal trasferimento dei dipendenti dal reparto chiuso a nuove aree all’interno dell’azienda.
Previsione dell’offerta e valutazione dello stato attuale
La direzione dell’organico dovrebbe anche prevedere l’offerta di manodopera analizzando i fattori interni ed esterni che influenzano l’organizzazione. Questi fattori esterni includono la disoccupazione, l’economia, la compensazione offerta dalla concorrenza e la crescita o la contrazione. I fattori interni, d’altra parte, includono le capacità dell’organizzazione e le esigenze delle risorse umane dell’organizzazione. Il sistema di gestione del personale dovrebbe anche registrare lo stato attuale di tutti i dipendenti e includere informazioni quali età, servizio, competenze, reparto e voti. Il mantenimento di un accurato database del personale della forza lavoro può aiutare a eliminare i licenziamenti e identificare i problemi derivanti da spostamenti e trasferimenti all’interno dell’organizzazione.