Microsoft Outlook è un client di posta elettronica adatto all’uso aziendale, soprattutto con l’introduzione di Exchange, che archivia i messaggi nel cloud. Anche se non si utilizza Exchange, è possibile individuare e recuperare messaggi apparentemente scomparsi. A volte le e-mail scompaiono in base alla progettazione e altre volte è a causa di un errore dell’utente. In ogni caso, recuperare i messaggi è più facile di quanto pensi.
Cestino dei rifiuti
“Posta eliminata” è il primo posto in cui dovresti guardare quando un messaggio scompare. Un gigantesco pulsante “Elimina” si trova a sinistra del pulsante “Rispondi”, quindi è possibile che tu lo abbia cliccato accidentalmente. Come rete di sicurezza, le e-mail non vengono eliminate immediatamente, ma vengono invece trasferite in questa cartella per un possibile recupero. Cerca nella categoria “Preferiti” nel riquadro di sinistra per trovare “Elementi eliminati”, che assomiglia a un cestino della spazzatura verde e bianco. Se utilizzi Outlook Exchange, fai clic su “Strumenti” e “Recupera posta eliminata” per ripristinare i messaggi anche dopo che sono stati rimossi dalla cartella Posta eliminata.
ricerca istantanea
In un batter d’occhio, il numero di messaggi di posta elettronica archiviati in Outlook potrebbe moltiplicarsi fino a raggiungere dimensioni ingestibili. Anche se li hai organizzati in cartelle, è difficile tenerne traccia una volta che i numeri salgono a migliaia. La ricerca immediata è il modo migliore per individuare rapidamente un messaggio ed è disponibile in tutte le cartelle di Outlook. Fare clic su “Strumenti di ricerca” nella parte superiore dello schermo per perfezionare ulteriormente la ricerca, ad esempio specificando la dimensione o la data.
Funzionalità di archiviazione automatica
Può sembrare che i messaggi stiano scomparendo casualmente dalla tua casella di posta, ma in realtà la funzione di archiviazione automatica sta solo facendo il suo lavoro. L’archiviazione automatica si attiva automaticamente la prima volta che si avvia Outlook. Funziona ogni 14 giorni, archiviando i messaggi più vecchi per mantenere la posta in arrivo più organizzata. Fare clic su “File”, quindi “Opzioni”, “Avanzate” e “Impostazioni di archiviazione automatica” per scoprire dove vengono archiviati i messaggi meno recenti. La cartella archiviata viene visualizzata nella casella di testo “Sposta i vecchi elementi in”.
Ripristino del backup
Se hai mai fatto copie di backup delle tue email, queste verranno salvate in un file “.pst”. Il file delle cartelle personali contiene messaggi, contatti e altri dati correlati che possono essere ripristinati durante la reinstallazione di Outlook. In “Importa”, fai clic su “Importa da un altro programma o file” e individua il backup. Scegli “File di dati di Outlook” quando richiesto per il tipo di file. Dovrai anche scegliere se sostituire o ignorare i duplicati. Dopo aver fatto clic su “Avanti”, Outlook unisce i backup con le cartelle correnti.
Salvataggio automatico
A volte, quando stai scrivendo un messaggio, accade l’inevitabile. Il tuo computer si arresta in modo anomalo, Outlook si blocca o qualcuno spegne inconsapevolmente il tuo computer. Invece di ricreare l’intero messaggio dalla memoria, controlla la cartella delle bozze. Dovrebbe contenere la maggior parte del messaggio, facendoti risparmiare molto tempo. Se questo tipo di perdita si verifica spesso, fai clic su “File”, “Opzioni”, “Posta” e individua la sezione “Salva”. Riduci il tempo di salvataggio predefinito a due minuti o meno e non dovresti dover digitare nuovamente un messaggio.