Le spese quotidiane possono sembrare irrilevanti fino a quando non si analizza rapidamente i numeri. Ciò è particolarmente vero per una piccola impresa che ha più di un dipendente autorizzato ad autorizzare gli acquisti. Alla conclusione di un anno fiscale, quando una piccola impresa affronta la sua fattura fiscale, ogni spesa conta. Le registrazioni delle spese mancanti o errate possono costare più dell’aggravamento: possono costarti finanziariamente.
Applicazioni del telefono
I telefoni cellulari sono diventati parte integrante delle operazioni di molte piccole imprese. Aggiungi un ulteriore utilizzo per il cellulare aziendale: il monitoraggio delle spese. Monitorare le spese per telefono ti consentirà di scattare foto delle ricevute prima che tu abbia la possibilità di perderle. Scansiona le carte di credito dell’azienda per un controllo immediato del saldo, accedi ai registri delle spese e invia le ricevute direttamente a una casella di posta elettronica oa una stampante. Esegui tutte queste attività in modo sicuro senza timore di compromettere le informazioni finanziarie delle piccole imprese.
Applicazioni online
Internet garantisce anche alle piccole imprese l’accesso a un mondo di opportunità. Il monitoraggio delle spese in linea è una buona opzione per i dipendenti che trascorrono molto tempo fuori dall’ufficio. Accedi ai programmi di monitoraggio online tramite laptop o PC ovunque sia disponibile l’accesso al Web. Esistono anche programmi di monitoraggio online gratuiti che ti mostreranno dove vengono spesi i soldi, dal vivo. Altri vantaggi di un’applicazione online sono una vivace grafica del budget e rapporti aggiornati.
Software di spesa
Le piccole imprese che operano principalmente da una posizione centrale dovrebbero utilizzare un software di monitoraggio delle spese. Installa il programma su un computer e concedi l’accesso ai dipendenti appropriati secondo necessità. Con il software delle spese, puoi ordinare le ricevute per dipendente, per un mese specifico o per trimestre fiscale. I produttori di software di contabilità spesso includono il monitoraggio delle spese nella loro programmazione o consentono ai propri clienti di acquistare moduli aggiuntivi per questa attività. Il software del computer potrebbe richiedere il rinnovo annuale della licenza per ricevere gli aggiornamenti disponibili.
Fogli di calcolo delle spese
Le piccole imprese con budget limitati possono scegliere di utilizzare fogli di calcolo per registrare le spese. Questo metodo non è sofisticato o automatizzato come altre opzioni, ma con diligenza può essere efficace. Ricevute e registrazioni vengono trasformate in un singolo individuo che registra le informazioni pertinenti in un foglio di calcolo. L’impostazione di un foglio di calcolo è semplice e le aziende spesso creano nuovi fogli di calcolo ogni mese o trimestre. In questo sistema, ai dipendenti potrebbe essere richiesto di ricevere l’autorizzazione per le spese prima di addebitarle. Molti computer sono preinstallati con il software per fogli di calcolo.