La tua piccola impresa ha bisogno non solo di cosa fare per proteggere i dipendenti in caso di disastro, ma anche di come far funzionare la tua azienda il più rapidamente possibile. In effetti, molti istituti di credito richiedono alle aziende di avere un piano di emergenza prima di prestare denaro. Inizia il tuo processo di pianificazione considerando le decisioni chiave che devi prendere molto prima che si verifichi un disastro come un incendio, un’esplosione o un terrorismo.
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Istituire un comitato per la pianificazione delle emergenze. Potresti trovare troppo facile rimandare la pianificazione di un disastro a favore di questioni più urgenti, quindi dovresti istituire un comitato per gestire la questione. Questo comitato dovrebbe avere una scadenza per la creazione di un piano su cosa fare durante e dopo un disastro. Crea un programma regolare per le riunioni e chiarisci che ti aspetti che il progetto venga completato entro la scadenza.
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Chiedi programmi per le ore dopo un disastro. I membri devono stabilire un luogo di incontro fuori dai locali per i dipendenti e dovrebbero stabilire una chiara catena di comando. Il piano dovrebbe includere i numeri di emergenza per i primi soccorritori, l’ubicazione degli ospedali vicini e le procedure per ottenere attrezzature e forniture di primo soccorso.
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Pianifica da uno a tre giorni dopo il disastro. Il comitato di pianificazione deve dettagliare i piani per avviare e far funzionare l’attività. Ciò dovrebbe includere piani per locali alternativi su base temporanea, nonché attrezzature temporanee, come computer e fotocopiatrici. Il comitato dovrebbe stabilire un metodo per ottenere il servizio telefonico e spiegare come i dipendenti potrebbero lavorare da casa o da altre località remote su compiti essenziali.
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Fornisci dettagli sui mesi successivi a un disastro. I mesi successivi a un disastro dovrebbero essere spesi per ripristinare la piena operatività dell’azienda. Il comitato deve elaborare un piano per garantire alloggi permanenti se i locali originali vengono distrutti; ottenere linee telefoniche permanenti, compresi i numeri di telefono originali; la presentazione di richieste di risarcimento assicurativo; e ottenere il finanziamento per l’attrezzatura sostitutiva fino alla riscossione del pagamento dell’assicurazione. Il comitato dovrebbe essere informato che il piano si concluderà con il ripristino completo delle operazioni aziendali.
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Chiedere al comitato di riferire durante tutto il processo di pianificazione. Ogni fase di un piano di emergenza è distinta, quindi il comitato dovrebbe riferirti al completamento di ogni passaggio. Questo ti darà la possibilità di rivedere le strategie del comitato e verificare che stiano facendo progressi accettabili verso il rispetto della scadenza.