Una gestione efficace del progetto in una piccola impresa significa raggiungere gli obiettivi del progetto in tempo e nei limiti del budget, pur avendo meno risorse rispetto alle grandi organizzazioni. Implica l’identificazione dei metodi di gestione del progetto che è possibile applicare a ulteriori obiettivi del progetto e quali non aggiungono valore nell’ambiente meno strutturato e di piccole imprese. Gli strumenti che semplificano la collaborazione e incoraggiano la condivisione delle informazioni sono utili, mentre le procedure che richiedono strutture rigide e descrizioni dettagliate delle attività non funzionano bene nelle organizzazioni più piccole. Una combinazione di reporting di alta qualità e organizzazione flessibile è la più efficace.
Programma
I progetti hanno un periodo di tempo limitato. Una gestione efficace del progetto garantisce il completamento delle singole attività e dell’intero progetto nei tempi previsti. Il software che genera la valutazione del progetto e la tecnica di revisione, o diagrammi PERT e diagrammi di Gantt, consente di tenere traccia dello stato di avanzamento del lavoro. Le strutture di suddivisione del lavoro in questi programmi consentono di dividere ogni parte del lavoro in azioni separate che è possibile valutare per il grado di completamento, mentre i diagrammi PERT o di Gantt consentono di determinare i progressi. I programmi sono spesso progettati per accogliere anche i progetti più grandi, ma si riducono per funzionare anche per i progetti delle piccole imprese.
Costi
Il monitoraggio dei costi è fondamentale per i progetti di piccole imprese, perché spesso l’azienda dispone di risorse finanziarie limitate. Il software di pianificazione può includere funzioni di costo, ma per le piccole imprese può essere più trasparente ed efficace tenere traccia dei costi tramite un budget tradizionale. Il budget mostra le voci di costo principali e le colonne per il costo stimato, il costo acquistato e il costo pagato. La colonna dei costi di acquisto è un segnale di avvertimento precoce che consente di reagire e rinegoziare gli ordini di acquisto in caso di grande discrepanza. Man mano che il progetto procede e più colonne si riempiono di numeri corrispondenti, puoi vedere che il progetto è sulla buona strada.
Controls
Le funzioni di pianificazione e monitoraggio dei costi consentono di determinare quando un progetto è in ritardo o oltre il budget dopo il fatto. Per una gestione efficace del progetto, sono necessari controlli che prevengano in primo luogo discrepanze importanti. Per i costi la funzione di controllo è limitare l’autorità di spesa. Se i dipendenti sono autorizzati a emettere ordini di acquisto solo fino a un determinato importo, ciò limita il rischio di superamento dei costi. Per la pianificazione dei controlli, è possibile utilizzare le pietre miliari. Le pietre miliari migliori sono quelle esterne come autorizzazioni e licenze. Se il programma prevede il rilascio di un permesso di costruzione entro una certa data, hai una pietra miliare generata esternamente che, se non raggiunta, significa che devi intraprendere azioni correttive per correggere lo stato di avanzamento del progetto.
Valutazione
Una funzione chiave per la gestione del progetto è imparare dall’esperienza. L’apprendimento è particolarmente importante per le piccole imprese, perché la maggior parte delle stesse persone svolgerà lo stesso lavoro per progetti futuri. Un’atmosfera collaborativa senza attribuire la colpa è importante per una valutazione efficace. Ogni membro del team deve essere in grado di presentare le preoccupazioni e farle affrontare. Il processo deve riconoscere che le persone che eseguono il lavoro sono le più autorevoli sulla sua esecuzione. Un’efficace funzione di valutazione alla fine del processo di gestione del progetto rafforza la coesione del team e migliora il morale dell’azienda.