Criticare un incontro significa analizzarne l’efficacia complessiva. Un’attenta analisi offre un feedback importante per l’organizzatore o il facilitatore della riunione. È tua responsabilità determinare se il facilitatore ha impostato il tono appropriato per la riunione, ha mantenuto il controllo delle discussioni e ha guidato la riunione verso alcune conclusioni o incarichi.
AGENDA
Valuta l’ordine del giorno mentre critichi la riunione. Un’agenda organizzata distribuita con almeno tre giorni di anticipo fornisce le basi per un incontro efficace. Rivedi i tuoi appunti per determinare se i partecipanti sembrano aver letto l’ordine del giorno e preparati per le discussioni. Nota anche se il leader ha seguito da vicino l’ordine del giorno o ha consentito alle discussioni di deviare dall’obiettivo. Indica una cattiva organizzazione della riunione come un problema se la riunione non ha avuto successo. Fai commenti nella tua critica sul numero di punti all’ordine del giorno se il gruppo ha esaurito il tempo prima di discutere tutte le questioni.
Puntualità
Penalizzare l’organizzatore della riunione nella critica se il leader ha permesso che la riunione iniziasse in ritardo. Iniziare una riunione con quattro o cinque minuti di ritardo potrebbe non sembrare un grosso problema, ma non è giusto per i partecipanti che arrivano in anticipo e sono pronti a iniziare in tempo. Nota anche se la riunione finisce in tempo. Le persone che sono organizzate e hanno programmi fitti possono programmare riunioni consecutive.
Regole di base
Determina se l’organizzatore della riunione ha stabilito il controllo della riunione stabilendo fermamente le regole di base. Le regole di base per una riunione sono spesso scritte su un taccuino di cavalletto e fissate su un muro. Le regole potrebbero includere lo spegnimento di tutti i dispositivi elettronici, inclusi telefoni cellulari e tablet. Altre regole di base possono richiedere che i partecipanti attacchino una posizione e non la persona.
Personalità
Nota se l’organizzatore della riunione ha incoraggiato la partecipazione di tutti. Ciò potrebbe aver richiesto al facilitatore o al leader di chiamare persone che non avevano parlato durante la riunione, o di limitare rispettosamente le opportunità di parlare per i partecipanti che hanno dominato la discussione escludendo gli altri.
Risultato
Determina se la riunione ha raggiunto i suoi obiettivi. Analizza i tuoi appunti per determinare se sono state prese decisioni importanti. Esamina l’efficacia complessiva della riunione. Determina se l’organizzatore della riunione sembra avere le persone giuste nella stanza per creare un piano per andare avanti su un determinato obiettivo. Nota anche se il facilitatore ha disposto che qualcuno prenda appunti durante la riunione.
Equilibrio
Scrivi una breve ma approfondita critica da consegnare all’organizzatore o al facilitatore della riunione. Attenersi ai fatti, ove possibile, come l’ora di inizio e di fine della riunione rispetto ai tempi stabiliti dall’agenda. Offri equilibrio nella critica lodando ciò che il leader della riunione ha fatto bene, offrendo allo stesso tempo critiche costruttive su altri punti.