Per scegliere il miglior software per le risorse umane adatto alle esigenze di una piccola impresa, le aziende di successo stabiliscono un processo per determinare gli stakeholder, identificare i requisiti critici, valutare le opzioni e selezionare l’alternativa che soddisfi i criteri nel modo più conveniente possibile. Un software HR efficace consente alle aziende di utilizzare in modo ottimale le risorse, collegare gli obiettivi di gestione con le prestazioni dei dipendenti, gestire il turnover dei dipendenti e stabilire la posizione competitiva dell’azienda mantenendo alti livelli di soddisfazione del cliente.
Stakeholder
Investire nel software delle risorse umane può essere costoso, quindi i dirigenti aziendali di successo coinvolgono tutti i reparti quando prendono la decisione di acquistare e implementare un sistema sicuro a livello aziendale. La razionalizzazione delle funzioni delle risorse umane, come l’assunzione di dipendenti, la riconciliazione della fatturazione e la gestione dei dati dei dipendenti, tende a essere complicata e richiede tempo. Un sistema HR completo aiuta a garantire che le piccole imprese rispettino le normative governative. Identificando tutte le persone che hanno un interesse acquisito nella scelta del software HR all’inizio del processo di selezione, le piccole imprese evitano problemi in seguito. Iniziano valutando il loro attuale sistema e le politiche delle risorse umane. Le parti interessate dovrebbero discutere cosa funziona ora e quali modifiche devono essere apportate anche alle procedure attuali.
Requisiti
Esaminando le interazioni tra i diversi reparti, le aziende di successo identificano i punti deboli del loro attuale software HR ed elencano i modi per migliorare le operazioni. Conducendo focus group, interviste personali e sondaggi online, le aziende raccolgono le informazioni necessarie per sviluppare requisiti completi che descrivono le caratteristiche ei processi necessari. I sistemi delle risorse umane in genere tengono traccia della conformità alle normative, dei costi assicurativi, delle presenze, degli stipendi e dello sviluppo dei dipendenti. Dando la priorità ai miglioramenti aggiuntivi, i membri del team differenziano le funzionalità di cui hanno bisogno e le funzionalità che desiderano. Ad esempio, le parti interessate dovrebbero definire i tipi di report di cui hanno bisogno e gli elementi di dati rappresentati in ogni report.
Valutazione
La valutazione efficace del software HR di solito dipende dalla generazione di una lista di controllo. La selezione di uno strumento che consenta all’azienda di consentire una maggiore produttività, una migliore fidelizzazione dei dipendenti, ridondanze ridondanti e una maggiore efficienza dipende dalla valutazione accurata delle opzioni disponibili rispetto alle esigenze dell’azienda. Le aziende possono inviare richieste di proposte per sistemi personalizzati o decidere di acquistare sistemi standard che consentono la personalizzazione. Chiedere testimonianze ad altre società che utilizzano questi sistemi e parlare o visitare effettivamente questi utenti di software di solito aiuta i valutatori a valutare il software delle risorse umane in modo più accurato.
Selezione
Lo svolgimento di colloqui iniziali con i fornitori aiuta a determinare quali applicazioni software soddisfano i requisiti dell’azienda e i criteri di selezione entro il budget consentito. Organizzando dimostrazioni del prodotto, i valutatori possono determinare rapidamente se il sistema è facile da usare, soddisfa le aspettative e può essere ridimensionato per soddisfare anche le esigenze future. Eliminare i contendenti diventa più facile se le parti interessate hanno un’idea chiara di ciò che cercano. Le valutazioni finali tendono a funzionare meglio quando vengono considerati solo tre finalisti. Confrontando i punti di forza e di debolezza di ciascun sistema, i team di selezione effettuano una scelta finale identificando il software che viene eseguito sulla piattaforma di database richiesta, consente il monitoraggio di vantaggi, presenze e compensi, supporta la notifica e l’iscrizione COBRA, consente il monitoraggio e la gestione dei candidati e integra il libro paga in lavorazione. I sistemi attraenti tendono ad essere rapidi da implementare, importano facilmente i dati, utilizzano la tecnologia standard del settore, richiedono una formazione minima degli utenti e possono essere personalizzati per soddisfare le esigenze aziendali emergenti.