I ristoranti, come la maggior parte delle aziende, hanno un mucchio di bollette e spese ogni mese che devono essere pagate e archiviate. Tenere traccia delle bollette del ristorante è fondamentale per pagare i fornitori in tempo, preparare detrazioni fiscali e assicurarti di non spendere soldi che non hai. Se non hai un contabile al tuo ristorante, puoi tenere traccia delle tue bollette utilizzando metodi semplici per evitare confusione quando arriva il momento di pagare.
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Utilizzare uno schedario e un sistema di cartelle per tutte le copie cartacee originali di fatture e fatture. Il tuo armadietto dovrebbe contenere una cartella per ogni fornitore di fatture. Dopo aver pagato una fattura, scrivi “pagato” con inchiostro rosso o timbra la fattura in modo simile e archiviale nella cartella del venditore. Le fatture non pagate vengono inserite in una cartella con la dicitura “Fatture in sospeso” o “Fatture non pagate”.
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Presentare immediatamente le fatture una volta ricevute. Non lasciare che le bollette del tuo ristorante fluttuino intorno alla scrivania o su altre superfici dove possono essere perse o rovinate. Non appena una bolletta non pagata viene consegnata o spedita al tuo ristorante, estraila, esaminala e mettila nella cartella non pagata.
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Scegli un giorno della settimana per rivedere e pagare le bollette. Un giorno fisso per il pagamento delle bollette riduce la necessità di dedicare ogni giorno del tempo alla revisione e alla cura delle spese. Ad esempio, se sai che il tuo ristorante in genere è lento il lunedì mattina, usa il tempo per rivedere la cartella delle fatture non pagate e scrivere assegni ai fornitori.
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Crea un calendario per le bollette e le spese che hanno una data specifica ogni mese. Ad esempio, potresti sapere che le tue utenze scadono il 15 di ogni mese. In tal caso, scrivi una voce sul tuo calendario. Quando paghi la bolletta delle utenze, traccia una linea attraverso la voce del calendario e archivia la bolletta nella cartella delle utilità del tuo schedario.
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Usa un software di contabilità, se possibile, per tenere traccia dei conti e delle finanze del tuo ristorante. I programmi di contabilità come QuickBooks, Peachtree ed Express Accounts consentono agli imprenditori di inserire le proprie entrate e uscite per il periodo fiscale. Il software di contabilità fornisce anche un’istantanea in tempo reale dell’attuale salute finanziaria del tuo ristorante. Ad esempio, se le tue bollette fossero più grandi del tuo reddito per la settimana, il software di contabilità ti mostra la differenza negativa. Dovresti comunque conservare copie fisiche di tutto se utilizzi un software di contabilità. Se l’IRS effettua una verifica del tuo ristorante, richiederà copie cartacee delle ricevute.