Sono finiti i giorni in cui gli imprenditori erano tenuti a rendere conto solo dei salari che pagavano ai loro dipendenti. Nell’ambiente imprenditoriale del 21 ° secolo, gli imprenditori devono tenere conto di una serie di benefici collaterali diversi dai salari. Le spese aziendali rimborsate sono una categoria di benefici che a volte vengono contabilizzati in aggiunta ai salari. Se fornisci benefici accessori ai tuoi dipendenti, è imperativo che tu comprenda come questi benefici sono tassati e segnalati.
Definizione
Un piano di rimborso aziendale è un piano che consente a un’azienda di rimborsare le spese aziendali dei propri dipendenti. I datori di lavoro possono includere i rimborsi nelle buste paga dei dipendenti o effettuare pagamenti di rimborso separati ai propri dipendenti. Sebbene la scelta del metodo di rimborso sia esclusivamente a discrezione del datore di lavoro, il datore di lavoro deve designare quale parte del pagamento è per i rimborsi se il rimborso è incluso nella retribuzione del dipendente.
Azioni
Esistono due tipi di piani di rimborso: un piano responsabile e un piano non responsabile. Per essere considerato un piano responsabile, il tuo contratto di rimborso deve richiedere che tutte le spese presentate siano state sostenute durante il corso del lavoro del tuo dipendente, che il dipendente provi le spese – di solito tramite una ricevuta o altra documentazione giustificativa – e che il dipendente restituire qualsiasi importo rimborsato in eccesso rispetto al rimborso giustificato relativo al lavoro entro un lasso di tempo ragionevole.
Tassazione
Eventuali rimborsi pagati nell’ambito di un piano responsabile non sono soggetti a ritenuta alla fonte, previdenza sociale, Medicare o tassa di disoccupazione. Al contrario, eventuali importi pagati nell’ambito di un piano non responsabile sono soggetti a ritenuta alla fonte, nonché alla ritenuta alla fonte della previdenza sociale, Medicare e della tassa di disoccupazione. Tutti gli importi pagati nell’ambito di un piano non responsabile sono tassabili come salari e il datore di lavoro è responsabile di tassarli di conseguenza. I rimborsi sono considerati benefici accessori e i benefici accessori sono tassabili per i tuoi dipendenti.
Segnalazione
Per i piani non responsabili, è possibile aggiungere l’importo del rimborso alla retribuzione e calcolare l’importo per quel periodo. Se preferisci, puoi trattenere al tasso del 25% per i salari supplementari. Deposita questi importi proprio come fai i tuoi depositi sui salari ordinari e riflettono gli importi trimestrali quando presenti il modulo IRS 941. Se paghi meno delle tasse sui tuoi benefici accessori, potresti essere soggetto a una sanzione IRS.
Considerazioni
Se sei un dipendente, il tuo datore di lavoro dovrebbe includere le spese rimborsate nel tuo W-2 solo se i pagamenti sono il risultato di un piano non responsabile.