Il ciclo dei ricavi di un’azienda è il processo di conversione degli ordini di vendita iniziali in entrate in contanti finali. Un ciclo dei ricavi può essere suddiviso in due fasi, la fase fisica del trasferimento di beni o servizi ai clienti e la fase finanziaria della ricezione di denaro dai clienti. Comprendendo varie attività generatrici di entrate, il ciclo dei ricavi rappresenta una parte importante delle operazioni di un’azienda. Pertanto, le prestazioni del ciclo dei ricavi possono influenzare in gran parte le prestazioni complessive di un’azienda. Analizzando le prestazioni del ciclo dei ricavi, un’azienda può individuare le aree sottoperformanti e implementare misure di controllo migliori.
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Verifica la corretta approvazione degli ordini dei clienti. L’andamento del ciclo dei ricavi può essere influenzato negativamente se gli ordini dei clienti vengono approvati in modo improprio da personale non autorizzato in merito a prezzi, tariffe speciali, sconti consentiti e altre importanti condizioni di vendita. Durante l’analisi delle prestazioni del ciclo dei ricavi, un’azienda rivede i record degli ordini di vendita per garantire che i contratti di vendita siano accettati con la conoscenza della direzione e che non vengano fornite ai clienti preventivi non autorizzati. Un contratto di vendita riguarda anche le condizioni di credito estese ai clienti e il processo di revisione dovrebbe decidere se le condizioni di credito concesse rappresentano rischi di credito inaccettabili per l’azienda.
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Valutare l’evasione degli ordini e il controllo dell’inventario. Una volta che un’azienda riceve un ordine del cliente e la direzione al livello appropriato lo ha approvato, gli addetti alle vendite dovrebbero segnalare tempestivamente l’ordine del cliente per avvisare il reparto inventario della preparazione delle merci richieste in base alle pianificazioni degli ordini. Per soddisfare gli ordini dei clienti, il personale addetto all’inventario controllerà prima lo stato delle scorte di magazzino e, se gli articoli richiesti non sono disponibili, dovrebbe generare rapidamente un ordine a saldo per la produzione o un nuovo acquisto. Anche la capacità del reparto inventario di svolgere i propri compiti e di seguire le procedure di lavoro influirà sulle prestazioni del ciclo dei ricavi.
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Abbina i documenti di spedizione agli ordini di vendita. Il completamento della spedizione delle merci del cliente conclude la fase fisica del ciclo dei ricavi. Tuttavia, qualsiasi errore commesso nella spedizione può influire negativamente sulle prestazioni del ciclo delle entrate. L’abbinamento dei documenti di spedizione agli ordini di vendita aiuta a scoprire se vengono spedite merci errate o quantità errate di merci oppure le merci richieste vengono consegnate alla parte sbagliata. Durante l’analisi delle prestazioni di spedizione, un’azienda può anche prestare attenzione per vedere se vengono forniti documenti di spedizione non validi o fittizi e registrati come atto fraudolento intenzionale. Qualsiasi ordine di vendita non abbinato deve essere conforme al conteggio fisico delle merci per garantire l’assenza di perdite di merci.
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Controlla l’accuratezza e la tempestività delle fatture. La fase finanziaria del ciclo dei ricavi inizia con la fatturazione ai clienti dei prodotti o servizi ricevuti. La fatturazione deve essere completa, accurata e riconosciuta nel periodo in cui vengono effettuate le vendite. Alcuni rischi sono associati alla fatturazione in termini di accuratezza e tempestività delle fatture generate. Per controllare i rischi, un’azienda esegue controlli dettagliati sulle fatture di fatturazione rispetto ai record di vendita. Beni o servizi forniti potrebbero non essere inizialmente fatturati a causa della perdita dei record di vendita. Le fatture possono essere fatturate da una fonte di informazioni non autorizzata. Oppure le fatture non vengono inviate ai clienti in tempo. Servizi di fatturazione imprecisi e intempestivi possono portare a ritardi nei pagamenti, una negatività sulle prestazioni complessive del ciclo dei ricavi.
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Misura la riscossione dei crediti. La raccolta inefficace dei crediti commerciali riduce direttamente la performance del ciclo dei ricavi. Più a lungo i conti attivi restano aperti, più debole è la capacità di conversione del contante, riducendo ulteriormente la liquidità dei crediti. L’analisi dei crediti commerciali spesso implica la misurazione del rapporto di rotazione dei crediti commerciali, che è l’ammontare delle vendite diviso per la media dei crediti in essere durante l’anno. Più velocemente i crediti possono essere convertiti in contanti, maggiore è il successo della politica creditizia di un’azienda. Il rapporto di rotazione dei crediti commerciali può essere confrontato con i rapporti passati di un’azienda e la media del settore per determinare il livello relativo delle prestazioni dei crediti di un’azienda oggi.
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Convalida le ricevute di pagamento in contanti. La ricezione di pagamenti in contanti dai clienti termina il ciclo dei ricavi. Tutte le entrate in contanti devono essere registrate nei libri in modo tempestivo e applicate con precisione ai conti dei clienti. Per convalidare le ricevute di pagamento in contanti, un’azienda confronta i registri delle ricevute di cassa con gli estratti conto bancari per verificare le informazioni sui clienti, gli importi pagati e le date di pagamento. Un’azienda deve sempre assicurarsi che le ricevute di cassa siano state approvate come valide prima della loro registrazione nei conti dei clienti. Qualsiasi inesattezza e incompletezza nella gestione delle registrazioni delle ricevute di cassa rischia di perdere gli incassi dei clienti o di danneggiare le relazioni con i clienti, influenzando negativamente le prestazioni del ciclo dei ricavi.